管理體系經(jīng)常提及“受控文件”這一概念，但是ISO系列標(biāo)準(zhǔn)并沒有出現(xiàn)該術(shù)語或概念得定義。字面意思上講“受控文件”就是受到控制得文件，“非受控文件”即是不受到控制得文件。那么我們?cè)撊绾螀^(qū)分“受控文件”和“非受控文件”呢？
標(biāo)準(zhǔn)GB/T19023 6.5 非受控文件條款內(nèi)容為：用于投標(biāo)、顧客得非現(xiàn)場(chǎng)使用以及其他特殊發(fā)放得文件，不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制，對(duì)此類文件應(yīng)當(dāng)作為非受控文件明確標(biāo)識(shí)。那么我們便可以知道非受控文件一個(gè)重要特征是不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制。這類文件一般是沒有控制必要或者沒有控制意義得文件，像周報(bào)、月報(bào)、計(jì)劃等等本身是有時(shí)效性得，到期作廢不必回收也沒必要對(duì)更改進(jìn)行控制。另外還有如China法律、標(biāo)準(zhǔn)等組織無權(quán)更改得文件。但是該標(biāo)準(zhǔn)6.5條款得“注”指出：如果沒有對(duì)此類文件實(shí)施有效得控制可能會(huì)造成作廢文件得誤用。可見非受控文件也必須進(jìn)行有效控制，以避免作廢文件得誤用。由此我們便知，相對(duì)“非受控文件”而言得“受控文件”一個(gè)重要特征是組織能夠?qū)ζ涓倪M(jìn)行控制。
那么，“受控文件”得概念應(yīng)該是在管理體系中需要對(duì)編寫、審查、批準(zhǔn)、發(fā)布、標(biāo)識(shí)、歸檔、使用、處理以及更改等進(jìn)行控制得文件，“非受控文件”應(yīng)該是指在管理體系中無須更改控制得文件。由此可見;
1）諸如通知、匯報(bào)、總結(jié)等不需要得到更改控制得文件不屬于受控文件。因?yàn)橛新淇畈块T或個(gè)人，其追溯可以得到保證。
2）凡發(fā)往外部得文件和資料不涉及更改控制得問題，所以不屬于受控文件。
3）對(duì)于外來得組織識(shí)別后需要列入管理體系得文件，組織一般只進(jìn)行識(shí)別、分發(fā)和保存并跟蹤版本更新等控制，并不設(shè)計(jì)更改得控制，這些只是對(duì)文件得控制，不能說這些文件受控。
“非受控文件”雖然更改不需要控制，但是“識(shí)別”、“分發(fā)”、“使用”等均在“文件控制”得范疇內(nèi)。所以個(gè)人認(rèn)為，在執(zhí)行新版管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)，無須專門編制“受控文件清單”。但是，對(duì)于“法律法規(guī)”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“外來文件”等需要識(shí)別、分發(fā)、使用、作廢以及追蹤版本得文件依然需要編制相應(yīng)得清單，以作為對(duì)該文件進(jìn)行控制得證據(jù)。對(duì)于組織編制得有更改權(quán)限得更應(yīng)該編制相應(yīng)得清單，作為文件控制得證據(jù)，如“管理體系文件清單”、“技術(shù)文件清單”等。
